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当前位置: 首页» 行政办公 全球院京师科技大厦会议室预订指南 发布时间:2015-01-19 19:56:00.0

 

全球院京师科技大厦会议室预订指南
 
1、             全球院京师科技大厦会议室列表:
会议室
功能
人数
备注
318
座谈式
内圈16人,外圈20
协同创新中心事务优先
416
座谈式
内圈14人,外圈12
承办较高规格会议
417
座谈式
内圈10人,外圈12
配备投影仪
514
座谈式
内圈8人,外圈14
配备投影仪
520
授课式
课桌46人,后排座椅20
学术报告、讲座优先
2、             预订方式
1)      全球院京师科技大厦会议室采取网上预约的预订先定先用的方式,向院内教工、研究生团体免费开放。
2)      预订会议室可在线查看“会议室预订日历”,获取会议室的空闲情况(日历的查看方式见后文)。
3)      发送预订邮件至:gcess_ofs@outlook.com,邮件格式如下:
l  主题:预订XX人会议室
l  内容:
预订会议室:
日期:XXXXXX   星期X
时间:  XXXX    XXXX  (请采用24小时制)
预订人:XXX
会议名称:XXXXX
会议人数:XX  (其中主要参会人员XX人)
联系电话:XXXXXXX
所属团队:XXX
4)      收到邮件后院办管理员会进行审核并根据会议人数安排会议室,同时更新预订日历,成功订阅后可在会议室预订的日历中实时查看会场安排,在使用当天前找院办开门。
3、             会议室预订须知:
1)      各团队每学期可提前固定组会时间和地点,请在预定邮件中说明。
2)      除固定组会时间外,原则上一封邮件只能预订一间次的会议室。邮件需严格按照模板要求发送,不符要求的邮件无效。
3)      如遇时间冲突,以邮件到达的时间戳为优先级,如有重要活动请自行根据会议室预订日历中的信息与其他预定人协商解决。
4)      非工作时间的会议室预订请提前在工作时间内向院办领取钥匙。
5)      除组会时间外,会议室仅接受一个月内的预订,取消或变更预订时间需至少提前一天发邮件或通知院办,每累计两次预订后不使用且未提前取消预订的,自最新预订未用期起暂停预定人及所在团队所有院内会议室的使用权一个月。
4、             会议室日历订阅(查看会议室预订情况)方式:
l  Web 浏览器中查看 (HTML)
https://sharing.calendar.live.com/calendar/private/2fe02f62-57c0-43ff-ab4b-5a3c3457dace/f9e7f62e-697a-442b-bc5f-fdbbf855157f/cid-dd45004ef76bf134/index.html
l  导入其他日历应用程序 (ICS)
webcals://sharing.calendar.live.com/calendar/private/2fe02f62-57c0-43ff-ab4b-5a3c3457dace/f9e7f62e-697a-442b-bc5f-fdbbf855157f/cid-dd45004ef76bf134/calendar.ics
l  在订阅源阅读器中查看 (XML)
https://sharing.calendar.live.com/calendar/private/2fe02f62-57c0-43ff-ab4b-5a3c3457dace/f9e7f62e-697a-442b-bc5f-fdbbf855157f/cid-dd45004ef76bf134/calendar.xml
本会议室预订使用办法自2015120日起实施,因新办公楼各项设施尚需不断完善,会议室信息、预订方式可能会有调整,敬请谅解!
如有问题请与407张宝钢(15811083520)咨询。
2015119




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